En la primera parte de nuestra serie sobre gestión de tiempo hablamos de GTD; un buen sistema para no desperdiciar tiempo.

Sin embargo GTD de por sí es insuficiente a nivel táctico. Hay algo que GTD no va a solucionar: el que todo el mundo ha sentido alguna vez la sensación de: se me ha ido la mañana, y no se en qué. O, al llegar el fin de semana, tener la sensación de que hemos desperdiciado la semana, que no hemos hecho nada útil. Y con frecuencia es verdad. Las personas inteligentes y perfeccionistas, sometidas a presión, tienen tendencia a procastinar. Desconozco la razón real, pero prácticamente cualquiera en esta circunstancia sabe a lo que me refiero.

Esto es especialmente sangrante en el caso de los que, como yo, tenemos demasiadas distracciones cerca. La biblioteca al alcance de la mano, el arco al alcance de la mano… demasiadas cosas que permiten distraerse. GTD ayuda a saber qué es lo próximo que hay que hacer, pero el problema es hacerlo en sí.

Todos nos hemos sentido tentados de llevar una agenda, y planificar lo que tenemos que hacer. Yo el primero. En algún lugar de mi estudio tengo una caja llena de agendas antiguas, llenas de planificaciones, proyectos y objetivos de los que no se ha cumplido ni uno. Llevar una agenda para planificación de tareas me ha supuesto estrés y tiempo perdido; pero nada más. La agenda es útil para lo que es: recordar las fechas y horas de las reuniones. Pero no es una herramienta adecuada para planificar tareas y proyectos.

Repasemos el mecanismo de planificación con agenda: tomamos cada proyecto, extraemos las tareas de las que se forma el proyecto, y luego repartimos por la agenda dichas tareas. El problema comienza cuando procastinamos un día: hay cosas que se quedan por hacer. Según te retrasas y llevas tareas de un día a otro aumenta el desgaste; y terminas viendo todos los días cubiertos de cosas que hacer, moviendo cosas constantemente de un día para otro, y sin saber si una entrada en la agenda corresponde con una cita de hora fija o por una tarea autoimpuesta. Al final, la agenda termina aparcada. ¿A que os ha pasado esto?

Existen métodos para minimizar los problemas de la gestión del tiempo con agenda. Los he probado. No me han funcionado.

Lo siguiente que probé es la lista de tareas por hacer. Te haces una lista de cosas que tienes que hacer a corto plazo. Y, según las vas cumpliendo, las vas tachando. Curiosamente, este sistema me funcionó mejor; es decir, llevaba más tareas para adelante. ¿Cual era la diferencia respecto a la agenda?

Había dos; lo curioso es que los dos operan a nivel subconsciente. El primero, quitas el ansia de tener que estar activamente tachando tareas inconclusas y moviendolas a otro día: con el sistema de la agenda, la mayor parte del tiempo de planificación lo dedicas a centrar tu atención en lo que no te ha dado tiempo. Esto es psicológicamente demoledor cuando estás cansado. Por otro lado, en la lista de cosas que hacer tachas lo que haces, cuando lo haces. Esto te da realimentación positiva a nivel inconsciente: te recreas en lo que has terminado, y la sensación de ver la lista que se acorta te da euforia, y te hace trabajar más. Suena infantil, suena estúpido, pero es la única explicación razonable que encuentro al fenómeno.

Llega final del día, y te das cuenta que has hecho cosas; te recreas en ello, pero hay una gran parte del tiempo que no sabes a qué la has dedicado. El sistema es mejorable.

Muchos de vosotros -especialmente los que trabajáis en empresas tecnológicas-, hay algo que os sonará: la hoja de horas que tienen la mayor parte de las empresas tecnológicas. Sí, esa que tus jefes te dicen que te penalizarán si no la entregas el viernes rellenada. E, invariablemente, la entregamos tarde. Sin embargo, esta hoja tiene fallos tal y como está concebida. El primero tiene que ver con el uso que muchos dan de ella: rellenarla a final de semana, a las bullas, intentando recordar qué hemos hecho durante la semana. Esto es limitadamente útil para la empresa -ya que solemos recordar en qué hemos dedicado “aproximadamente”-, mientras que no inventemos las cosas; principalmente a efectos de control de costes; pero no sirve para mejorar el aprovechamiento del tiempo: muchas veces el día se va en cosas distintas a las que creemos recordar. La mente es muy perversa, y nos juega malas pasadas con “piadosos olvidos”.

El segundo problema que tiene la hoja de horas es que las empresas suelen dar poca importancia a emplearlas como herramientas de autocontrol, y sí se la dan a cálculo de costes. Por ello, lo normal es que la hoja de horas esté dividida en horas, e indiquemos en ella las horas que dedicamos a cada proyecto. Para ser útil para mejorar la eficiencia tendría que tener una granularidad de 15 minutos, con lo que nos llega antes la realimentación y podemos corregir la tendencia más pronto. También deberíamos poner en la hoja el qué estamos haciendo, no el para qué proyecto; con ello, al hacer nuestra revisión podemos ver qué nos hace perder la eficiencia, ya que tenemos información más detallada. Todo esto hace que las hojas de horas, como las utilizan las empresas, sea apenas un mecanismo para cálculo de costes.

La visión de como se podía emplear la hoja de horas para mejorar mi eficiencia personal la tuve al ver el site Printable CEO, de David Seah. Comencé a emplear su sistema, y después de una semana hice revisión: susto de muerte; poca eficiencia diaria. Poco tiempo libre. Luego poco trabajo sacado adelante. Luego ocio de baja calidad. En primer lugar, me sirvió para saber en qué desperdiciaba el tiempo, y cuanto tiempo desperdiciaba.

Con el tiempo, he desarrollado mi propia metodología derivada de la de David Seah. Podéis descargar mi hoja de printable CEO aquí.

¿Funciona este sistema? Depende. La clave para mí es tener la hoja de tareas realizadas delante, en la mesa de trabajo, en todo momento; e irla rellenando sobre la marcha. Esto no interfiere en el rendimiento: si entramos en la zona -más adelante trataremos con detalle como entrar en la zona y quedarnos en ella-, producimos del tirón, y cuando salgamos de la zona ya rellenaremos los puntitos en una tarea «10» como gratificación directa de haber estado tanto tiempo en la zona. Si estamos perdiendo el tiempo y procastinando, marcar la burbuja de 15 minutos en una tarea de procastinación de 0 o 1 puntos hará que nos pongamos las pilas según vemos el tiempo pasar. Así usada, esta hoja es una buena herramienta para tomar consciencia del tiempo.

Lo de los puntos no es ninguna teoría rara. A nivel inconsciente funcionamos mejor con gratificaciones a corto plazo. Y los puntos, que para la parte más inteligente del cerebro parecen una chorrada, nos generan una satisfacción a corto. El cerebro «pica», y nos «enganchamos» a ver si alcanzamos determinados puntos, o los superamos. Los juegos tienen «puntos» para picar al jugador, y cualquiera que haya probado el Eyetoy kinetic sabe que haces más esfuerzo físico para alcanzar determinados puntos.

En mi opinión, para que el sistema funcione, debe orbitar sobre tres ejes:

• Es importante que no pongamos en la lista lo que vamos a hacer, sino lo que estamos haciendo.
• Debemos rellenarlo sobre la marcha, para tener realimentación instantánea si estamos procastinando, y gratificación instantánea si hemos pasado mucho tiempo en la zona.
• La revisión es crítica. Hay que revistar a final del día lo que hemos hecho. Apenas 10 minutos, analizando como ha ido el día, qué hemos hecho, y qué enfoque debemos dar al día siguiente. También al final de la semana, emplear 15 minutos para revisarla, y 20 minutos al mes de revisión. La revisión nos permite saber en qué perdemos el tiempo, y evaluar si estamos mejorando el aprovechamiento del tiempo.

Con el tiempo he terminado incluyendo también el ocio en la hoja; puntuando así positivamente el ocio de calidad que me hace feliz. ¿Por qué? Porque mi objetivo no es trabajar más o mejor, sino emplear más y mejor mi tiempo. Y saber administrarme el ocio también es importante. Esto puede parecer excéntrico, pero no lo es; la cuenta va a 24/7, y en los momentos de ocio es mejor estar con un buen amigo hablando, tirando con arco, o jugando al go que estar viendo la tele.

¿Como opero en el día a día?

Mensualmente preparo los objetivos del mes; esos objetivos están en consonancia con las líneas estratégicas del año, y me marcarán los objetivos parciales semanales. En mi caso, el objetivo no incluye apenas elementos “monetarizables”; también incluyo cosas que hay que hacer -como podar los rosales-, ejercicio físico, y una planificación de tiempo que quiero dedicar al ocio. En las hojas de la semana incluyo los objetivos parciales para las semanas. Las hojas de semana van colgadas en un tablón de corcho, en mi oficina. El pin rojo está pinchado sobre el día en curso; y hago las anotaciones con el rotulador que se ve en la foto.

El domingo por la tarde imprimo una nueva semana, a partir del fichero de semana. Sustituyo hoja de la semana terminada por una nueva hoja de semana, grapo la semana antigua y hago revisión. Después de la revisión, planifico los días de la próxima semana, según la hoja de la próxima semana.

En cada hoja de día de la semana, anoto ahora el día, el mes, y los objetivos. Las hojas van a la caja “gestión del tiempo”.

Cuando me levanto, tomo la carpeta de GTD, la vacío en el inbox, saco la hoja de tiempos, y la pongo encima de mi mesa. Anoto arriba a la izquierda, en la caja gris pequeña, la hora. Compruebo el correo, veo los objetivos del día, grabo en el llavero USB lo que quiero escuchar mientras desayuno, y bajo a desayunar. Esta primera comprobación de correo no puntúa, ya que es uno de mis causas de procastinación.

Terminado el desayuno, comienza la acción. Anoto las horas consecutivas de la primera caja gris a la segunda caja gris, y comienzo a vaciar el inbox. Cada 15 minutos -o cada vez que salgo de la zona, o cambio de tarea- marco las burbujas con el tiempo empleado: cada una supone 15 minutos. Vaciado el inbox, me pongo con los objetivos marcados en la hoja.

Siempre que comienzo una tarea nueva, anoto su puntuación por hora a la izquierda, y después su nombre. Si la tarea es discontinua, marcaré las burbujas salteadas.

Habitualmente cuando llega la hora del almuerzo, marco una linea horizontal, y hago un cálculo aproximado de la puntuación, para ver si me estoy desviado de objetivos.

A final de día, cuento las burbujas. Cada cuatro burbujas son una hora; anoto en el cuadro gris más alargado el tiempo. En el cuadro más a la derecha va la puntuación de la tarea. Arriba la derecha la suma. Analizo el día, veo en qué se me ha ido el tiempo, hago un análisis en Notas, así como anoto horas totales de trabajo, de producción máxima y media, relleno la hoja del mes y listo, he terminado.

Los criterios de puntuación son muy personales: cada uno debe saber lo que quiere priorizar. Los que pongo aquí tienen que ver con mis objetivos actuales; y los reviso mensualmente.

Los míos son:

• Actividades de 10 puntos/hora

• Trabajo directamente facturable
• Actividad comercial que convierte oportunidades en ventas
• Ocio de calidad, el día de ocio
• Ejercicio físico
• Facturación
• Estudio en áreas críticas y estratégicas

Actividades de 5 puntos/hora

• Trabajo posiblemente facturable
• Actividad comercial que convierte leads en oportunidades
• Contabilidad e impuestos
• Networking estratégico
• Ocio de calidad, día de no ocio
• Estudio
• Siesta, hasta 15 minutos

Actividades de 2 puntos/hora

• Trabajo promocional
• Actividad comercial que genere leads
• Lecturas de libros en áreas estratégicas
• Otro networking

Actividades de 1 punto/hora

• Correo electrónico
• Búsquedas en Internet
• Lectura blogs
• Lectura libros
• Orden sala, papeles
• Siesta, segundos 15 minutos

Actividades que no puntúan

• Comer
• Dormir, siesta de más de 30 minutos
• Ver la televisión

Hay algunos modificadores que empleo; por ejemplo, si hay dos actividades simultáneas que no supongan “multitasking” puntúa la mayor: comer en sí no puntúa, salvo que lo haga haciendo otra actividad, en cuyo caso puntúa como la otra actividad. Por ejemplo, comer en el salón viendo la tele no puntúa; comer con un amigo puntúa como ocio de calidad. Ver la televisión no puntúa, salvo que sea en un idioma que quiera practicar, en cuyo caso puntúa como estudio.

En el caso de hacer “multitasking”, puntúa la menor: leer un libro con interrupciones para leer el correo puntúa como leer el correo.

El transporte para mí es crítico, ya que pronto se mostró como uno de los principales mecanismos de pérdida de tiempo. En mi caso, lo puntúa a la mitad de la puntuación de la actividad.

Otro tema importante es que es muy tentador dormir menos de la cuenta. Por ello, todos los días añado un penalizador por sueño atrasado: dormir menos de 8 horas la noche anterior supone 20 puntos menos por hora dormida; es decir, si duermo 5 horas, arranco el día con -60 puntos. Se cancela hasta dos horas de modificador si duermo siesta.

Finalmente, tengo puesto un autolímite de sentido común: los días “normales”, lo máximo que me permito anotar son 140 puntos -algunos días que tengo seis horas de clase en la universidad supero esa cantidad, pero me anoto los 140 puntos-. Algunos días son extraordinarios: determinados viajes, eventos… esos días lo máximo que me anoto son 180 puntos, y cancelo temporalmente la regla del sueño. Pero puedo hacerlo porque casi todos los días duermo 8 horas.

Estos son mis mecanismos de medición, para corregir mis vicios. A mi me cuesta hacer ejercicio físico, por lo que ponerme a hacer pesas lo puntúo con 10 puntos la hora; y me es muy fácil coger un libro de mi biblioteca y ponerme a leer cualquier cosa; se me pasa el día sin darme cuenta, es de noche y me he desconectado del mundo todo un día: por ello, lo puntúo muy bajo.

Cuando comencé con este sistema, hace un año y medio, hacía 200-300 puntos por semana. Ahora suelo hacer más de 800 puntos por semana; en diciembre, hice 900 puntos. Para hacernos una idea, eso supone estar por encima de los 110 puntos todos los días; esto solo se consigue haciendo lo que tienes que hacer, cuando lo tienes que hacer. No ha sido de golpe: ha sido intentando todos los meses hacer unos puntillos más que el anterior.

La clave es que no nos hagamos trampas jugando al solitario, y nos lo tomemos en serio. A mi me ha funcionado, espero que os valga a vosotros. Lo debemos hacer sin prejuicios: esto, en lugar de quitar libertad, te permite aprovechar al máximo tu tiempo, por lo que tendrás más tiempo de ocio, ocio de más calidad, mejores resultados, y aprovecharás mejor tu vida.

Lo siguiente… planteando objetivos y revisándolos.

• I. Gestionando el tiempo: Get Things Done
• II. Gestionando el tiempo: Organización diaria del tiempo

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