{"id":102,"date":"2009-01-13T22:39:01","date_gmt":"2009-01-13T20:39:01","guid":{"rendered":"http:\/\/www.orcero.org\/irbis\/blog\/organizando-el-tiempo\/"},"modified":"2009-01-13T23:32:53","modified_gmt":"2009-01-13T21:32:53","slug":"organizando-el-tiempo","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/localhost\/blog\/index.php\/organizando-el-tiempo\/","title":{"rendered":"Organizando el tiempo"},"content":{"rendered":"

En la primera parte de nuestra serie sobre gesti\u00f3n de tiempo<\/a> \t hablamos de GTD; un buen sistema para no desperdiciar tiempo.<\/p>\n

Sin embargo GTD de por s\u00ed es insuficiente a nivel t\u00e1ctico. Hay algo que GTD no va a solucionar: el que todo el mundo ha sentido alguna vez la sensaci\u00f3n de: se me ha ido la ma\u00f1ana, y no se en qu\u00e9<\/strong>. O, al llegar el fin de semana, tener la sensaci\u00f3n de que hemos desperdiciado la semana, que no hemos hecho nada \u00fatil. Y con frecuencia es verdad. Las personas inteligentes y perfeccionistas, sometidas a presi\u00f3n, tienen tendencia a procastinar<\/strong>. Desconozco la raz\u00f3n real, pero pr\u00e1cticamente cualquiera en esta circunstancia sabe a lo que me refiero.<\/p>\n

Esto es especialmente sangrante en el caso de los que, como yo, tenemos demasiadas distracciones cerca. La biblioteca al alcance de la mano, el arco al alcance de la mano… demasiadas cosas que permiten distraerse. GTD ayuda a saber qu\u00e9 es lo pr\u00f3ximo que hay que hacer, pero el problema es hacerlo en s\u00ed.<\/p>\n

Todos nos hemos sentido tentados de llevar una agenda, y planificar lo que tenemos que hacer. Yo el primero. En alg\u00fan lugar de mi estudio tengo una caja llena de agendas antiguas, llenas de planificaciones, proyectos y objetivos de los que no se ha cumplido ni uno. Llevar una agenda para planificaci\u00f3n de tareas me ha supuesto estr\u00e9s y tiempo perdido; pero nada m\u00e1s. La agenda es \u00fatil para lo que es: recordar las fechas y horas de las reuniones. Pero no es una herramienta adecuada para planificar tareas y proyectos.<\/strong><\/p>\n

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Repasemos el mecanismo de planificaci\u00f3n con agenda: tomamos cada proyecto, extraemos las tareas de las que se forma el proyecto, y luego repartimos por la agenda dichas tareas. El problema comienza cuando procastinamos un d\u00eda: hay cosas que se quedan por hacer. Seg\u00fan te retrasas y llevas tareas de un d\u00eda a otro aumenta el desgaste; y terminas viendo todos los d\u00edas cubiertos de cosas que hacer, moviendo cosas constantemente de un d\u00eda para otro, y sin saber si una entrada en la agenda corresponde con una cita de hora fija o por una tarea autoimpuesta<\/strong>. Al final, la agenda termina aparcada. \u00bfA que os ha pasado esto?<\/p>\n

Existen m\u00e9todos para minimizar los problemas de la gesti\u00f3n del tiempo con agenda. Los he probado. No me han funcionado.<\/p>\n

Lo siguiente que prob\u00e9 es la lista de tareas por hacer. Te haces una lista de cosas que tienes que hacer a corto plazo. Y, seg\u00fan las vas cumpliendo, las vas tachando. Curiosamente, este sistema me funcion\u00f3 mejor; es decir, llevaba m\u00e1s tareas para adelante. \u00bfCual era la diferencia respecto a la agenda?<\/p>\n

Hab\u00eda dos; lo curioso es que los dos operan a nivel subconsciente. El primero, quitas el ansia de tener que estar activamente tachando tareas inconclusas y moviendolas a otro d\u00eda: con el sistema de la agenda, la mayor parte del tiempo de planificaci\u00f3n lo dedicas a centrar tu atenci\u00f3n en lo que no te ha dado tiempo<\/strong>. Esto es psicol\u00f3gicamente demoledor cuando est\u00e1s cansado. Por otro lado, en la lista de cosas que hacer tachas lo que haces, cuando lo haces. Esto te da realimentaci\u00f3n positiva a nivel inconsciente:<\/strong> te recreas en lo que has terminado, y la sensaci\u00f3n de ver la lista que se acorta te da euforia, y te hace trabajar m\u00e1s. Suena infantil, suena est\u00fapido, pero es la \u00fanica explicaci\u00f3n razonable que encuentro al fen\u00f3meno.<\/p>\n

Llega final del d\u00eda, y te das cuenta que has hecho cosas; te recreas en ello, pero hay una gran parte del tiempo que no sabes a qu\u00e9 la has dedicado. El sistema es mejorable.<\/p>\n

Muchos de vosotros -especialmente los que trabaj\u00e1is en empresas tecnol\u00f3gicas-, hay algo que os sonar\u00e1: la hoja de horas que tienen la mayor parte de las empresas tecnol\u00f3gicas. S\u00ed, esa que tus jefes te dicen que te penalizar\u00e1n si no la entregas el viernes rellenada. E, invariablemente, la entregamos tarde. Sin embargo, esta hoja tiene fallos tal y como est\u00e1 concebida. El primero tiene que ver con el uso que muchos dan de ella: rellenarla a final de semana, a las bullas, intentando recordar qu\u00e9 hemos hecho durante la semana. Esto es limitadamente \u00fatil para la empresa -ya que solemos recordar en qu\u00e9 hemos dedicado \u201caproximadamente\u201d-, mientras que no inventemos las cosas; principalmente a efectos de control de costes; pero no sirve para mejorar el aprovechamiento del tiempo: muchas veces el d\u00eda se va en cosas distintas a las que creemos recordar. La mente es muy perversa, y nos juega malas pasadas con \u201cpiadosos olvidos\u201d.<\/p>\n

El segundo problema que tiene la hoja de horas es que las empresas suelen dar poca importancia a emplearlas como herramientas de autocontrol, y s\u00ed se la dan a c\u00e1lculo de costes. Por ello, lo normal es que la hoja de horas est\u00e9 dividida en horas, e indiquemos en ella las horas que dedicamos a cada proyecto. Para ser \u00fatil para mejorar la eficiencia tendr\u00eda que tener una granularidad de 15 minutos, con lo que nos llega antes la realimentaci\u00f3n y podemos corregir la tendencia m\u00e1s pronto. Tambi\u00e9n deber\u00edamos poner en la hoja el qu\u00e9 estamos haciendo, no el para qu\u00e9 proyecto; con ello, al hacer nuestra revisi\u00f3n podemos ver qu\u00e9 nos hace perder la eficiencia, ya que tenemos informaci\u00f3n m\u00e1s detallada. Todo esto hace que las hojas de horas, como las utilizan las empresas, sea apenas un mecanismo para c\u00e1lculo de costes.<\/strong><\/p>\n

La visi\u00f3n de como se pod\u00eda emplear la hoja de horas para mejorar mi eficiencia personal la tuve al ver el site Printable CEO<\/a>, de David Seah. Comenc\u00e9 a emplear su sistema, y despu\u00e9s de una semana hice revisi\u00f3n: susto de muerte; poca eficiencia diaria. Poco tiempo libre. Luego poco trabajo sacado adelante. Luego ocio de baja calidad. En primer lugar, me sirvi\u00f3 para saber en qu\u00e9 desperdiciaba el tiempo, y cuanto tiempo desperdiciaba.<\/strong><\/p>\n

Con el tiempo, he desarrollado mi propia metodolog\u00eda derivada de la de David Seah. Pod\u00e9is descargar mi hoja de printable CEO aqu\u00ed<\/a>.<\/p>\n

\u00bfFunciona este sistema? Depende. La clave para m\u00ed es tener la hoja de tareas realizadas delante, en la mesa de trabajo, en todo momento; e irla rellenando sobre la marcha.<\/strong> Esto no interfiere en el rendimiento: si entramos en la zona -m\u00e1s adelante trataremos con detalle como entrar en la zona y quedarnos en ella-, producimos del tir\u00f3n, y cuando salgamos de la zona ya rellenaremos los puntitos en una tarea \u00ab10\u00bb como gratificaci\u00f3n directa de haber estado tanto tiempo en la zona. Si estamos perdiendo el tiempo y procastinando, marcar la burbuja de 15 minutos en una tarea de procastinaci\u00f3n de 0 o 1 puntos har\u00e1 que nos pongamos las pilas seg\u00fan vemos el tiempo pasar. As\u00ed usada, esta hoja es una buena herramienta para tomar consciencia del tiempo.<\/strong><\/p>\n

Lo de los puntos no es ninguna teor\u00eda rara. A nivel inconsciente funcionamos mejor con gratificaciones a corto plazo. Y los puntos, que para la parte m\u00e1s inteligente del cerebro parecen una chorrada, nos generan una satisfacci\u00f3n a corto. El cerebro \u00abpica\u00bb, y nos \u00abenganchamos\u00bb a ver si alcanzamos determinados puntos, o los superamos. Los juegos tienen \u00abpuntos\u00bb para picar al jugador, y cualquiera que haya probado el Eyetoy kinetic sabe que haces m\u00e1s esfuerzo f\u00edsico para alcanzar determinados puntos.<\/p>\n

En mi opini\u00f3n, para que el sistema funcione, debe orbitar sobre tres ejes:<\/p>\n